Unsere Home-Office Superhelden

Seitdem sich die Meldungen über COVID 19 überschlagen, haben wir uns am Do. den 12.03.2020 dazu entschlossen, fast alle ins Homeoffice zu wechseln. Die Entscheidung ist uns nicht sehr schwer gefallen, da wir bisher schon von Zuhause größtenteils arbeitsfähig waren und dies auch teilweise schon praktizierten.

Im Folgenden wollen wir Euch unsere Tools vorstellen, mit denen wir theoretisch von überall für unsere Kunden einsatzfähig sind. (Für die folgenden Tools nutzen wir ausschließlich unsere eigene Netzwerkstruktur bzw. einen angemieteten Rootserver, auf den nur wir Zugriff haben, da uns der Schutz unserer und der Daten unserer Kunden sehr wichtig ist.

Mattermost - Unser Held der Kommunikation

Wir haben seit der Umsetzung der DSGVO Richtlinien unsere Chats über Skype komplett abgelöst und besitzen seitdem einen eigenen Chatserver in unserem Netzwerk, welcher auch außerhalb unseres Netzwerks verfügbar ist. Die Wahl fiel damals auf Mattermost und wir haben es bisher nicht bereut. Mattermost bietet alles, was ein moderner Chatserver braucht:

• Gruppenchats
• Privatchats
• Möglichkeit, Kunden einzuladen in Projekt-Channel
• Bild-, Ton- und Video Upload
• Anschluss von Bots möglich

Über diesen Chat-Server findet unsere tägliche Kommunikation zu allgemeinen Themen und zu unseren jeweiligen Projekten statt.

In den separaten Projekt-Channels sind nur die Personen involviert, die auch direkt oder indirekt mit dem Projekt zutun haben. Somit stellen wir sicher, dass die Ablenkung der Mitarbeiter durch Nachrichten, die sie nicht interessieren, minimiert wird.

Mattermost bietet die Anbindungsmöglichkeit von Bots, wovon wir einige implementiert haben, um uns an bestimmte Sachen zu erinnern. Morgens gibt es eine zufällige Willkommensbotschaft, Mittag erinnert uns ein Bot daran, dass wir uns zum gemeinsamen Mittagessen treffen müssen und abends gibt es einen zufälligen Abschiedsgruß. In unserem "standUp"-Channel werden per Bot automatisch Aufgaben gepostet, an denen wir gerade arbeiten. Mehr dazu folgt später.

Nextcloud - Unser Herr über Dokumente und Kalender

Da auch bei uns alle möglichen Dokumente anfallen, entschieden wir uns, diese nicht auf fremden Servern, sondern im eigenen Netzwerk zu speichern.

Die Wahl fiel hierbei auf Nextcloud, einem Cloudsystem für Dateien und bestückbar mit vielen anderen Features.

Die 5 wichtigsten Features für uns:

• Dateien speichern/organisieren (und z.B. für Kunden freigeben)
• Verteilte Kalender nutzen (Telkos, allgemeine Termine, Urlaub, etc.)
• Gruppen-Videotelefonie über Talk
• Passwörter über zeitliche begrenzte Links senden
• Umfragen für Teamevents

Ansonsten arbeiten wir gelegentlich auch mit unseren Kunden gemeinsam an Dokumenten wie beispielsweise Lastenheften. Dazu haben wir OnlyOffice in Nextcloud integriert (Only Office for Nextcloud) Um verteilt an Projekten zu arbeiten, ist Nextcloud nicht mehr wegzudenken aus unserem täglichen Arbeitsprozess.

project.314 - Unser Meister des Projektmanagements

Schon vor einigen Jahren haben wir damit begonnen, unser eigenes Portal (zunächst für Rechnungslegung) zu erstellen. Schnell wuchs dieses Portal zu einem Allround-Genie mit vielen nützlichen Modulen heran, welche uns das tägliche Arbeiten miteinander erleichtern.

Ein Herzstück dieses Portals ist die Aufgabenverwaltung geworden. Jedes von uns bearbeitete Projekt besitzt ein eigenes Aufgabenboard, zu dem wir auch bei größeren Projekten unseren Kunden Zugang verschaffen können. Es handelt sich dabei um ein so genanntes Kanban-Aufgaben-Board, in dem es möglich ist, verschiedene "Aufgaben-Karten" zu definieren(z.B. TODO, In Bearbeitung, erledigt). Hierüber sehen wir leicht, welche Aufgaben in dem jeweiligen Projekt noch zu erledigen sind.

Da wir die Wirtschaftlichkeit unserer Projekte messen müssen, bzw. in manchen Projekten eine IST-Stunden-Abrechnung durchführen, findet auch unsere Zeiterfassung über die dort erstellten Aufgaben statt. Hierzu können Timer auf Aufgaben gestartet werden und nach Beendigung der Arbeit an der jeweilligen Aufgabe diese wieder gestoppt werden. Ein implementierter Mattermost Bot (siehe "Unser Kommunikations-Held") postet beim Start eines Timers in unseren standUP Channel, an welcher Aufgabe welcher Kollege im Moment arbeitet.

Folgende Features unseres Portals nutzen wir regelmäßig:

• Dashboard für schnellen Überblick aller Aufgaben/Termine
• Kundenverwaltung/CRM
• Angebotserstellung, Rechungslegung und Mahnwesen
• Projektmanagement/Ressourcenplanung
• Aufgabenverwaltung
• Stundenzettel/Zeiterfassung
• Kalender
• Wiki für Wisenssicherung und -transfer
• Deployments und Versionierung unserer Portale

Folgende Features nutzen wir unregelmäßig bzw. haben diese auf anderen Portalen im Einsatz:

• Mail-Account Anbindung
• SEO Keyword Verwaltung
• Newsletter-Versand
• Blog-Verwaltung
• Gruppen- und Privatchat
• diverse Statistiken
• Veranstaltungsverwaltungen inkl. Ticketbuchungen
• Ausgabenverwaltung
• uvm.

Wir entwickeln unser 314-Portal (project.314) ständig weiter und haben es auch bereits bei einigen Kunden im Einsatz. Hierfür kann auch gern ein Demo-Account angefordert werden. Nutzen Sie hierfür unser Kontaktformular.

Beispiel Projekte, welche als Basis project.314 haben:

• RehaCare - Online-Kalkulator (Portal)
• Luana - Prozess-Software (Onlineportal)
• Onlineplattform & App zur Verteilung von Aufgaben an Mitarbeiter
• studioMED+ - Advanced Clinical Study Information System

git - Unser Wächter des Quellcodes

Um als Softwareentwickler gemeinsam am Code eines Projektes zu arbeiten, haben wir uns für eine Versionsverwaltung unseres Source-Codes via git entschieden. Auch hierfür nutzen wir einen eigens dafür aufgesetzten Server, um die volle Kontrolle über unseren entwickelten Code zu haben.

Fazit

Nach einer Woche im Home-Office können wir sagen, dass wir bisher gut auf die Umstellung vorbereitet waren und kaum Verzögerungen in unserem Arbeitsablauf hatten. Dies verdanken wir den oben genannten Helden und natürlich in erster Linie den Helden unseres Unternehmens - Unseren MitarbeiterInnen!

Sollten Sie Fragen zu einem der oben genannten Software-Produkte haben, oder Hilfe bei der Implementierung in Ihrem Unternehmen benötigen, kontaktieren Sie uns gern.